De impact van afleidingen

We worden bijna continu afgeleid. Berichten op de smartphone vragen bijvoorbeeld voortdurend om onze aandacht. De verleiding om te multitasken in een ‘verbonden wereld’ leidt ook onze aandacht af. We vertonen een Pavlov-reactie door de vele afleidingen. Wat is nu de impact van al deze afleidingen?

Ook op het werk vragen e-mails, smsjes en berichten van sociale netwerken om onze voortdurende aandacht. Zoals een smartphone. Je hoeft er niet eens actief mee aan de slag te zijn om afgeleid te worden. Een oplichtend scherm of een zacht piepje is al voldoende om je aandacht te vragen.

Multitasken maakt minder productief
Multitasken werd tot voor kort gezien als een waardevolle vaardigheid. Multitaskende medewerkers zouden (veel) productiever zijn. Maar een grote hoeveelheid onderzoeken heeft aangetoond dat medewerkers die multitasken juist minder productief zijn. Zo toonde bioloog en auteur John Medina aan dat ons brein niet geschikt is om meerdere taken tegelijk af te handelen. We worden trager en we maken tot wel 50% meer fouten. Andere studies vonden een verband met stress en een tijdelijke verlaging van het IQ die gelijkstaat aan het missen van een nacht slaap. Naar schatting zou multitasking de wereldeconomie jaarlijks voor 325 miljard euro schaden.

Multitasken tijdens vergaderingen
FuzeBox, een leverancier van vergadersystemen, heeft onderzoek laten verrichten naar multitasken tijdens vergaderingen. Voor het onderzoek werden 2.000 kenniswerkers benaderd. Enkele bevindingen uit het onderzoek:

• 92% van de respondenten bekende te multitasken tijdens vergaderingen.
• 41% gaf zelfs aan tijdens (vrijwel) de hele vergadering met verschillende taken bezig te zijn.
• 52% van de respondenten vergadert wekelijks één tot drie uur; 34% vergadert tussen de vier en tien uur.
• Medewerkers multitasken meer tijdens telefoongesprekken (57%) en vergaderingen via internet (23%); tijdens 'reguliere' vergaderingen, waarbij lijfelijke aanwezigheid vereist is, multitasken ze minder (16%).

Afleiding niet vrijwillig
Er wordt dus heel veel tijd verspild door het niet opletten tijdens vergaderingen. Maar de afleiding is lang niet altijd vrijwillig of bewust. We vertonen gewoon een Pavlov-reactie door de vele afleidingen. We moeten wel reageren op telefoontjes, nieuwe berichten of notificaties. Volgens een telecomleverancier checken we onze smartphone wel 150 keer per dag.

Multitasken tegengaan
Het is belangrijk om multitasken te vermijden. Een werkgever kan medewerkers daarbij helpen. Medewerkers moeten weer leren zich op slechts een taak tegelijk te focussen. Sharon Salzberg, auteur van het boek 'Real Happiness at Work', beschrijft de uitdaging om onszelf te trainen als 'unitaskers in a multitasking world'. Het wordt steeds vaker verboden om een tablet of smartphone mee te nemen naar vergaderingen.
Door allerlei technologische ontwikkelingen nemen afleiding en multitasking juist alleen maar toe. Werkgevers moeten het gevaar van multitaskende medewerkers erkennen en hen trainen zich te concentreren op één taak tegelijk.