In 10 stappen naar een betere relatie tussen OR en RvC

De Raad van Commissarissen (RvC) en de ondernemingsraad hebben meestal weinig contact, terwijl beide raden voor elkaar een relevante bron van informatie en expertise kunnen zijn. Dat is jammer, zegt de SER, die een handreiking heeft opgesteld in de hoop daarmee de relatie tussen de raden te kunnen verstevigen.

Toezichthoudende rol
De RvC en de or zijn beide raden met een interne toezichthoudende rol. Ze kijken beide vanuit een andere invalshoek en beschikken over andere informatie. Hun gedeelde belang is het goed functioneren van de onderneming en dus ook het goed functioneren van de Raad van Bestuur, zo stelt de Commissie Bevordering Medezeggenschap (CBM) van de SER.

Verstevigen van de driehoeksrelatie
De RvC en de or hebben ieder wel contact met de RvB, maar onderling vaak niet. Leidraad voor de vervulling van de taken van de RvC is het belang van de vennootschap en de daaraan verbonden onderneming. Voor de or gaat het om het belang van de onderneming en haar werknemers. Een beduidend beter contact tussen de RvC en de OR kan in de ogen van de SER een belangrijke bijdrage leveren aan het verstevigen van de driehoeksrelatie tussen de RvB, de RvC en de OR en daarmee aan het beter functioneren van de onderneming. 

Lagere drempel voor RvC
De Commissie Bevordering Medezeggenschap denkt dat het voor RvC-leden makkelijker is om contact te leggen met OR-leden dan andersom. Daarom richt de door de commissie opgestelde handreiking zich vooral op de RvC. Met de RvC bedoelt de commissie overigens ook de Raad van Toezicht. De handreiking noemt enkele voorbeelden van situaties waarbij goed contact tussen de commissarissen en or-leden de positie van beide raden kan versterken. Zo kunnen de volgende vragen worden gesteld:

• Als RvC-lid wilt u weten welke mogelijkheden en kansen werknemers zien voor het bedrijf. Benadert u de OR?
• Als RvC-lid wilt u weten hoe de werksfeer in de onderneming is. Benadert u de OR?
• Als commissaris wordt u geacht te adviseren over de strategiekeuzes van de onderneming, maar u betwijfelt of de bestuurder de RvC wel voorziet van alle (mogelijk) relevante informatie. Welke informatie kan de OR u in aanvulling verstrekken?
• Hoe gaat u om met bestuurders die geen voorstander zijn van rechtstreekse contacten tussen de RvC en de OR?
• Hoe gaat u om met de contacten tussen de RvC en de OR in verschillende omgevingen. zoals een familiebedrijf, zorginstelling of multinational?

De handreiking biedt tien tips voor het opbouwen en verstevigen van de band tussen RvC en OR:

Tip 1: Kennismaking RvC en OR met actieve opstelling RvC 
Om in de praktijk te bereiken dat leden van de RvC en de OR elkaar weten te vinden en meerwaarde uit het onderlinge contact halen, is het belangrijk dat zij elkaar kennen. Voor een OR is de drempel om het initiatief te nemen tot het leggen van contact met de RvC vaak veel hoger dan andersom. Dat heeft onder meer te maken met de rol en de positie in de onderneming. Het ligt daarom meer voor de hand dat de RvC het initiatief tot contact neemt. Is het contact eenmaal gelegd, dan is wederzijdse communicatie essentieel. Ook hierin is de drempel voor de RvC lager dan voor de OR. Ook hier neemt de RvC het initiatief.

Tip 2: (Hernieuwde) kennismaking bij belangrijke wijzigingen in de samenstelling van de RvC of de OR 
Belangrijke wijzigingen in de samenstelling van de RvC of de OR kunnen een goed moment zijn om een (hernieuwde) kennismaking tussen leden van de RvC en de OR te organiseren.

Tip 3: Initiëren van een regulier periodiek overleg 
In een periodiek overleg bespreken de RvC en de OR actuele zaken, de relevante ontwikkelingen en de strategie van de onderneming, met name ten aanzien van onderwerpen die zowel voor de RvC als voor de OR van belang zijn. Te overwegen valt om dit overleg te koppelen aan het halfjaarlijkse algemene gang van zaken-overleg van de OR met de RvB.

Tip 4: Ad hoc overleg tussen de RvC en de OR 
Het kan bijdragen aan een goede relatie als de OR en de RvC elkaar in voorkomende gevallen ook ad hoc weten te vinden, buiten vooraf ingeplande periodieke overleggen. Daarvoor zijn de cultuur binnen de onderneming en het gedrag van de RvC-leden en de OR-leden belangrijk. Het helpt wanneer een omgeving wordt gecreëerd waarin mensen zich veilig voelen om met elkaar te overleggen.

Tip 5: Aanwezigheid commissarissen bij het algemene gang van zaken-overleg (verschijnplicht) 
De RvB en de OR worden geacht tenminste tweemaal per jaar in de overlegvergadering met elkaar de algemene gang van zaken van de onderneming te bespreken. Het bijwonen door de voordrachtscommissaris en/of andere commissarissen van dit algemene gang van zaken-overleg, kan bijdragen aan het versterken van de relaties binnen de driehoek.

Tip 6: Aanwezigheid commissarissen bij het overleg over adviesplichtige besluiten 
De voordrachtscommissaris en/of andere commissarissen worden geacht aanwezig te zijn bij overlegvergaderingen over adviesplichtige besluiten. De Wet op de ondernemingsraden biedt ruimte voor de OR om hieraan eventueel geen toepassing te geven en hierover afspraken op maat te maken.

Tip 7: Aandacht in RvC-reglementen voor contacten met OR 
In RvC-reglementen kunnen bepalingen worden opgenomen over het opbouwen en onderhouden van onderling contact en wederzijds vertrouwen tussen de RvC en de OR. Ook kunnen (zie eerdere tips) in RvC-reglementen bepalingen worden opgenomen over het bijwonen van (overleg)vergaderingen en het plaatsvinden van periodiek overleg tussen de OR en (voordrachts)commissarissen.

Tip 8: De RvC kan belemmeringen bij de RvB wegnemen 
Regelmatig komt het voor dat een RvB terughoudend is in het toestaan van rechtstreeks contact tussen de RvC en de OR. Het is, gelet op de posities van de RvC en de OR en het contact dat de RvC onderhoudt met de RvB, vooral aan de RvC om deze terughoudendheid bij de RvB weg te nemen. De RvC kan een omgeving creëren waarin voldoende ruimte bestaat voor rechtstreeks en regelmatig contact tussen de RvC en de OR. Dat kan bijvoorbeeld door de RvB op de hoogte te houden van de contacten die plaatsvinden tussen de RvC en de OR.

Tip 9: Heldere afspraken maken tussen de RvB, de RvC en de OR 
Het verdient aanbeveling heldere afspraken te maken over de manier waarop de RvB, de RvC en de OR elkaar onderling informeren en hoe de afstemming tussen hen plaatsvindt, zodat de verwachtingen binnen de driehoek tussen de RvB, de RvC en de OR voldoende duidelijk zijn. Mogelijk kan de secretaris van de vennootschap hierbij een coördinerende rol spelen.

Tip 10: Uitwisselen kennis en ervaringen 
De (voordrachts)commissarissen kunnen onderling kennis en ervaringen delen, specifiek gericht op (contact met) de OR. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een netwerk van (voordrachts) commissarissen, een platform/website of een publicatie met best practices.