Kantoortuin agendapunt voor OR

De afgelopen jaren zijn de nadelen van de kantoortuin steeds meer belicht. Lawaai en psychische belasting leiden tot ergernis en zelfs tot ziekteverzuim. De door corona vereiste inrichting volgens de 1,5 meter-regel maakt het er niet beter op, terwijl het thuiswerken een grote vlucht kan nemen. Redenen genoeg voor de OR om de kantoortuin ter discussie te stellen.

Samenwerking
De kantoortuin brak door in de jaren ‘70. En tot op heden worden gebouwen opgeleverd met dergelijke open kantoorruimtes, met tientallen medewerkers die vooral beeldschermwerk verrichten. Dicht bij elkaar. De pleitbezorgers van de kantoortuin schetsen een ideale werksituatie: ‘Het vormt echt een omgeving waar mensen kunnen samenwerken. Ze kunnen samen voor innovatie zorgen. Er is veel spontaniteit door de manier waarop mensen elkaar tegen het lijf lopen. Het is het een leuke en samenwerking bevorderende werkplek’.

Kostenbesparing 
Los van deze optimistische bespiegelingen is voor werkgevers een belangrijk voordeel dat de beschikbare ruimte efficiënter wordt benut met een kantoortuin. Kostenbesparing lijkt de voornaamste drijfveer. Verder ervaren sommige leidinggevenden het als positief dat zij een goed zicht hebben op hun medewerkers. Maar die medewerkers zelf blijken allesbehalve enthousiast. En zij niet alleen: een arbodienst spreekt over ’intensieve menshouderij’.

Kantoortuin leidt tot stress
Nederlandse bedrijfsartsen krijgen veel klachten over het werken in een kantoortuin. Dat blijkt onder meer uit een recente rondgang onder een kleine honderd bedrijfsartsen door het KRO-NCRV programma ‘De Monitor’. Meer dan negentig procent van deze artsen zegt dat de werknemers die bij hen komen, de kantoortuin noemen als één van de oorzaken van hun verzuim.

Geluidshinder en concentratieverlies
Geluidshinder (93%) en concentratieverlies (94%) worden genoemd als belangrijkste oorzaken van de klachten. Tachtig procent van de bedrijfsartsen hoort dat de werknemers stress ervaren in een kantoortuin en zestig procent noemt hoofdpijn. Ook melden enkele bedrijfsartsen dat de re-integratie van werknemers veel moeilijker verloopt als deze mensen worden teruggeplaatst in een kantoortuin. Op grond van hun bevindingen vindt bijna zestig procent van de bedrijfsartsen dat de kantoortuin moet worden afgeschaft.

Onvoldoende stilteruimten
Medewerkers in een kantoortuin worden blootgesteld aan een voortdurende stroom van afleidingen. Met name door geluid. Zo zijn ze ongevraagd getuige van uiteenlopende telefoongesprekken en conversaties tussen collega’s. Een grootscheeps Engels onderzoek uit 2018 naar de beleving van kantoortuinen laat zien dat slechts 1 procent van de werknemers zich goed kan afschermen van afleidingen en zich kan concentreren zonder extra maatregelen te nemen. Verder meldt de meerderheid van medewerkers en leidinggevenden dat er onvoldoende stilteruimten beschikbaar zijn voor vergaderingen en het uitvoeren van geconcentreerd werk. En het merendeel van medewerkers die in de meest luidruchtige kantooromgevingen werken, zegt hun baan naar alle waarschijnlijkheid in de komende zes maanden te gaan opzeggen.

Koptelefoons
In talloze kantoortuinen zijn inmiddels maatregelen genomen om de geluidsoverlast te beperken. Wanden, kasten en plafonds zijn van geluidsabsorberende materiaal voorzien, er zijn geluidswerende schotten tussen werkplekken geplaatst en medewerkers hebben koptelefoons gekregen. Maar deze maatregelen halen het probleem niet geheel weg. Bovendien is de grote vraag of zo een werkplek wordt gecreëerd waar het fijn werken is.

Een gebrek aan regelmogelijkheden
Veel van de problemen in kantoortuinen houden verband met een gebrek aan regelmogelijkheden. Medewerkers worden geconfronteerd met een onaangename werkplek waar ze geen invloed op kunnen uitoefenen. Ze kunnen zich niet afsluiten voor geluid en andere afleidingen, en kunnen de klimaatomstandigheden niet of nauwelijks beïnvloeden. Dat leidt niet alleen tot concentratieverlies, lagere productiviteit en meer fouten, maar ook tot verminderde motivatie en psychische belasting. In de genoemde rondgang onder bedrijfsartsen meldt ruim een derde van hen dat werknemers de kantoortuin noemen als een van de oorzaken van burn-out.

Kantoortuinen na de lockdown
Als na de lockdown de werkzaamheden voor alle bedrijven en instellingen weer opgestart gaat worden, zal het juist in kantoortuinen erg lastig worden om de 1,5 meter afstand te houden. Soms kunnen schermen op de werkplek een oplossing bieden, maar dan verlegt het probleem zich naar het veilig bereiken en verlaten van die werkplek. Daarnaast hebben in de afgelopen maanden veel bedrijven en medewerkers kunnen experimenteren met thuiswerken. Ook diegenen die voorheen vooral de onmogelijkheden daarvan zagen. Nu is gebleken dat thuiswerk in veel gevallen prima kan werken.

Thuiswerken ondermijnt bestaansrecht van kantoortuin
Het is te verwachten dat na hervatting van de werkzaamheden in kantoren en kantoorafdelingen, er een grotere drang zal zijn om delen van de werkweek thuis te werken. Zeker als alle scholen weer opengaan en er geen kinderen meer thuis om aandacht vragen, staat niets thuiswerken meer in de weg. Dat leidt tot minder personeel in kantoorruimtes en ondermijnt het bestaansrecht van een kantoortuin. Uiteraard blijft het goed om regelmatig collega’s te ontmoeten. Maar daar zijn geen open ruimten meer voor nodig, waar medewerkers in grote aantallen en met gebrekkige afscherming moeten werken.

Toekomst van de kantoortuin: tips voor de OR
Als er een of meer kantoortuinen in jouw organisatie bestaan, zijn er meerdere momenten om die als OR ter discussie te stellen. Zo is het, in de aanloop naar de herstart van de werkzaamheden na de lockdown, goed om als OR en directie samen vast te stellen op welke plaatsen in het bedrijf maatregelen nodig zijn om 1,5 meter afstand te kunnen houden. De kantoortuin is daarbij een belangrijk aandachtspunt. Zeker als het thuiswerken een vlucht gaat nemen ten opzichte van eerdere periodes, kan de OR aandringen op vervanging van kantoortuinen door kleinere werkruimtes. Dat geldt ook bij eventuele verhuis-, verbouw- of nieuwbouwplannen van het bedrijf. Geef deze OR-wens dan zo vroeg mogelijk in het proces aan.

Een nieuwe RI&E of medisch onderzoek
Bij de aankondiging van een nieuwe RI&E of medisch onderzoek onder het personeel is het wijs om afspraken te maken over extra aandacht voor de effecten van de kantoortuin. In alle gevallen is het verstandig om als OR bij de betrokken medewerkers en de bedrijfsarts navraag te doen naar hun bevindingen en voorstellen. Als ook in jullie bedrijf de klachten talrijk zijn, heeft de OR een goede kans de directie ervan te overtuigen afscheid te nemen van de kantoortuin.

Wat zegt de wet?
De term ‘kantoortuin’ komt in de arboregelgeving niet voor. Wel zijn in NEN 1824 de minimale afmetingen van een kantoorruimte bepaald. Een eenvoudige berekening laat zien hoe groot één beeldschermwerkplek moet zijn, meestal 7m2. De wettelijke voorschriften voor geluid en klimaat op kantoor zijn erg globaal. Ze bieden weinig houvast voor de praktijk. In de arbocatalogus van de sector kunnen de sociale partners daaraan een meer concrete invulling hebben gegeven.

De Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden
De recente publicaties over nadelige gevolgen van kantoortuinen waren voor staatssecretaris Van Ark (Sociale Zaken en Werkgelegenheid) reden om het onderwerp ‘werken in een kantoortuin’ voortaan op te laten nemen in de Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden. Op grond van de resultaten daarvan zal NEN 1824 mogelijk meer vierkante meters per werkplek gaan voorschrijven.