Rol OR bij de privacy van werknemers

Een bestuurder kan niet om de OR heen als hij een regeling die betrekking heeft op de privacy van werknemers wil invoeren, wijzigen of intrekken. Volgens de Wet op de ondernemingsraden (WOR) heeft de OR namelijk instemmingsrecht bij regelingen die te maken hebben met het verwerken en beschermen van persoonsgegevens van alle personen die in de organisatie werkzaam zijn.

AVG
Een werkgever ontkomt er niet aan om bepaalde personeelsgegevens te registreren. Denk bijvoorbeeld aan personeelsdossiers, personeelsvolgsystemen en ziekteverzuimregistratie. Het verwerken en beschermen van persoonsgegevens is echter aan strenge regels gebonden. Hoe de werkgever om moet gaan met persoonsgegevens is wettelijk vastgelegd in de Algemene verordening persoonsgegevens (AVG). De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) is het orgaan dat toezicht houdt op een goede naleving van de AVG.

Extra voorzichtig met medische gegevens
Waar het gaat om de verwerking en bescherming van persoonsgegevens, moet de werkgever speciale aandacht schenken aan medische gegevens. In de praktijk blijkt dat werkgevers nog veel vragen hebben over de privacyregels bij ziekte. Alleen als de werknemer nadrukkelijk toestemming geeft, mag medische informatie pas worden uitgewisseld tussen werkgever, bedrijfsarts (die een medisch beroepsgeheim heeft), arbodienst en verzekeringsmaatschappij. Privacygevoelige informatie die de werknemer vrijwillig geeft, zoals de aard van de ziekte, behandeling en medicatie, mag de werkgever niet zomaar (laten) vastleggen. Deze strenge regels gelden ook voor persoonsgegevens zoals godsdienst, culturele achtergrond en seksuele voorkeur.

Instemmingsrecht OR
De wetgever hecht veel belang aan de bescherming van privacy. De OR heeft volgens artikel 27, lid 1k WOR dan ook instemmingsrecht op elke regeling die te maken heeft met het verwerken en beschermen van persoonsgegevens van werknemers. De OR doet er goed aan om bij de bestuurder na te gaan of het privacybeleid van de organisatie voldoet aan de AVG en of ook de uitvoering van het beleid voldoet aan de regels.