Vaste reiskostenvergoeding verlengd tot 1 april 2021

Ook al werken werknemers tijdens de coronacrisis thuis, uw organisatie mag onder voorwaarden de onbelaste reiskostenvergoeding aan hen blijven uitbetalen tot 1 april 2021. Daarna wordt de goedkeuring die dat regelt mogelijk ingetrokken. Dat heeft natuurlijk financiële consequenties voor de werknemers, maar ook voor uw onderneming.

Vaste vergoeding doorbetalen in coronatijd
In deze coronatijd heeft de staatssecretaris van Financiën goedgekeurd dat uw werkgever voor de vaste onbelaste woon-werkvergoedingen de thuiswerkdagen als reisdagen mocht blijven zien. De vaste vergoeding kan de werkgever door die goedkeuring dus gericht vrijgesteld – en daarmee onbelast voor de werknemer – blijven betalen. Voorwaarde voor toepassing van de goedkeuring is overigens dat de werknemer op 12 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht op de vergoeding had. Voor de periodieke vergoeding zal dat meestal wel het geval zijn. Maar heeft uw organisatie een cafetariamodel waarbij de werknemers kunnen kiezen of zij een belast loonbestanddeel, zoals een eindejaarsuitkering, willen uitruilen tegen een hogere onbelaste reiskostenvergoeding? Dan moest de werknemer uiterlijk 12 maart 2020 zijn keuze hebben aangegeven. Geven de werknemers altijd aan het eind van het lopende jaar aan dat zij een deel van hun eindejaarsuitkering willen uitruilen voor een hogere reiskostenvergoeding? Dan is alleen de uitruil over de feitelijke reisdagen gericht vrijgesteld. De goedkeuring gold eigenlijk alleen voor 2020, maar door de nieuwe lockdown sinds december is hij verlengd tot 1 april 2021.

Niet verplicht om door te betalen
Uw onderneming is overigens niet wettelijk verplicht om de vaste reiskosten door te betalen als de werknemer deze kosten niet maakt. Als een werknemer langdurig (deels) thuis blijft door thuiswerken of door ziekte, is het redelijk dat de vaste reiskostenvergoeding (deels) stopt. Alleen als in de arbeidsvoorwaardenregeling, het personeelshandboek, arbeidsovereenkomst of collectieve arbeidsovereenkomst (cao) is bepaald dat de werkgever de reiskosten moet blijven vergoeden bij afwezigheid van de werknemer, moet hij dit wél blijven doen. Staat er niets over de reiskosten, dan is het in principe voldoende dat de werkgever de werknemers schriftelijk informeert over de stopzetting van de vergoeding. Het is wel goed dat hij hierbij uitlegt waarom dat gebeurt, bijvoorbeeld vanwege een noodzakelijke kostenbesparing.